Customer stories

Archiviazione digitale documenti: come Mikron Tool ha digitalizzato i processi logistici in modalità paperless su SAP

Una suite di applicazioni SAP Fiori per l’archiviazione, la dematerializzazione e la ricerca dei documenti integrata con SAP DMS, realizzabile anche con piattaforma Neptune Software

Mikron Tool, società del Gruppo Mikron, in collaborazione con Dyna Brains, ha trasformato e automatizzato i processi di archiviazione documentale in maniera digitale, attraverso lo sviluppo di Applicazioni Mobile semplici e intuitive, consentendo una rapida consultazione completamente integrata su SAP.

«Avendo diverse sedi dislocate tra Svizzera, Germania, Cina e USA avevamo la necessità di trovare un modello semplice ed applicabile rapidamente a tutte le country»

NUMBERS

• 50 SAP Users/ 4 legal Entities
• 200K documenti creati in 8 mesi
• 6 Flussi aziendali coinvolti (acquisti, magazzino, produzione, qualità, vendite, contabilità. 
• 3 mesi di progetto

SFIDA

Ridurre il consumo di carta, archiviare e ricercare documenti in modo semplice e veloce.

La stampa e l’archiviazione di documenti cartacei ha causato negli anni l’occupazione di interi locali all’interno delle sedi di Mikron Tool, con migliaia di documenti stampati e conservati in faldoni.

Questo, insieme al consumo continuo di carta e alla difficoltà nel ricercare e avere accesso ai documenti, ha fatto nascere l’esigenza di un cambiamento.

La vera sfida per Mikron Tool era rappresentata dal risolvere tutte queste criticità definendo un nuovo modello di gestione e archiviazione documentale paperless e che permettesse anche la firma digitale dei documenti attraverso l’integrazione con una Certification Authority, garantendone il valore legale.

Mikron Tool aveva bisogno di un modo semplice per ridurre/azzerare il consumo di carta, ridurre gli spazi inutilmente occupati, facilitare e ottimizzare la ricerca dei documenti implementando un nuovo processo di archiviazione.

La vera sfida per Mikron Tool era rappresentata dal risolvere le tante criticità di processo, definendo un nuovo modello di gestione e archiviazione documentale “Paperless”

APPROCCIO

Creare una suite di applicazioni per la gestione e l’archiviazione automatica dei documenti

Insieme al team Dyna Brains, Mikron Tool ha ridefinito l’archiviazione dei flussi documentali derivanti dai processi di vendita, produzione e acquisto. L’approccio iniziale è stato quello di definire le fonti di origine dei documenti ed associarne il tipo di archiviazione. La gestione documentale è stata affidata a SAP DMS (Document Management System) e al GOS (Generic Object Services).

Sono state sviluppate le seguenti Applicazioni SAP: 

• Archiviazione automatica delle stampe relative a consegne e fatture
• Archiviazione automatica delle e-mail 
• Archiviazione delle scansioni OCR

Inoltre, sono state sviluppate tre applicazioni SAP Fiori: 

• App drag and drop per l’archiviazione dei file digitali
• Barcode Generator per la creazione di etichette per la procedura di scansione OCR
• App Search Engine per la ricerca e la visualizzazione dei documenti archiviati

«Con le applicazioni SAP Fiori Drag and Drop e Search Engine, archiviare e ricercare un documento è istantaneo: nulla a che vedere con la ricerca di documenti all’interno di faldoni custoditi in vari magazzini».

RISULTATI

Archiviazione digitale documenti, consultazione smart e soluzione flessibile

Uno dei fattori chiave del successo del progetto è stata la scalabilità e la flessibilità della soluzione paperless, grazie all’utilizzo di una combinazione di applicazioni semplici da utilizzare.

«A pochi giorni dal live abbiamo coinvolto tutte le altre sedi visto il grande apprezzamento riscontrato nell’utilizzo quotidiano da parte degli utenti in Mikron Tool».

L’integrazione totale con il sistema ERP SAP, anche grazie a un menù di customizing dedicato, garantisce la scalabilità e la disponibilità in real time dei documenti archiviati digitalmente, consultabili da ogni genere di device (laptop, tablet, smartphone), grazie a una User Interface di tipo responsive (attingendo alle librerie SAP UI5), per una User Experience intuitiva.

«La possibilità di avere accesso ai documenti in qualsiasi momento in maniera sicura anche da smartphone e tablet tramite un’interfaccia moderna rappresenta un importante punto di partenza verso una modalità di lavoro sempre più in mobilità».